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员工报销制度怎样才合理?
发布者:    发布时间:2014-9-9    点击率:4473
    网友案例:事情是这样的:我们公司大部分同事都在异地,有几位员工的报销比较夸张,每月的汽油票大概在6000元左右,还有2000左右的打车票。之前我们是只需提供发票,经理签字就给报销,后来针对这几位同事,对报销制度进行了修改,需要提供里程数,及往返的明细,才能安排报销。但新制度实行以后,又出现各种新问题,比如有人报开车到机场40公里,将车放在机场的停车场两天,一天的停车费在100元左右,像这种情况特别的多。
    案例分析:
    一、公车私用需审批
    很多人不愿意乘坐公共交通,觉得自己有车开车比较方便,公司也可以报销,于是都自己开车,随意报销油费。
    如果想限制这种浪费,必须先审批公车私用的资格。
    员工应该提交以下东西,作为审批资料:
    1、驾驶证原件及复印件
    2、行车证原件及复印件
    3、车辆型号
    4、百公里油耗
    5、私车季审、年审、保险、交纳各类税费、办理证件的复印件及原件。
    直接上级签字确认后报总经理审批,人资及财务复印存档。
    二、合理的报销制度
    不管是公车私用还是乘坐公共交通的报销,都应该遵循以下原则:
    1、根据工作计划及总结报销
    员工报销费用的时候必须提供领导签字的工作计划及工作总结表,确定员工的外出时间及用车时间。如无工作计划或总结,或者无领导签字,一律不予报销。
    2、报销额度
    公车私用分两种:本地和异地。
    本地就使用定额报销制度,只要获得私车公用资格,就可以享受定额报销,不再单独报销其它费用。
    异地的私车公用就实报实销,根据行驶的里程数、往返明细报销,不符合正常行车路线的,只按照正常路线的里程数报销。
    另外设立合理的报销上限,超过额度没有特殊原因一律不报销。
    如果有特殊原因,经部门经理审批后,报总经理审批,方可报销。
    3、报销内容
    异地私车公用报销内容:停车费、路桥费、燃油费。
    异地公共交通费用:飞机票、火车票、汽车票、公交票、出租车费用。
    4、报销原则
    1)报销的发票必须的当天工作中实际的发票,不可替代
    2)实报实销,超过规定时间不报销。如因公司工作安排无法正常报销者,可提前邮件联系财务部及部门经理,把报销的凭证拍照发过来,后期补办手续。
    3)燃油费报销必须提供当月发票,非当月发票作废处理。
    4)乘坐公共交通遵循:非紧急情况及无公交车的情况,一律乘坐公交车;火车以硬座为主,夜晚乘车达6个小时及以上,连续乘车达12个小时以后,可以乘坐卧铺。非紧急情况,不允许乘坐高铁。
    5)虚开发票,虚报金额,一经发现十倍罚款,虚报金额超过XX元,予以解除劳动合同。
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